Finanzanlagenvermittler: Was sind Aufzeichnungspflichten nach FinVermV?

27. November 20187. Februar 2019

Inhalt

Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hat ein Finanzanlagenvermittler gemäß §§ 22 und 23 FinVermV zu beachten? Wozu dient die Aufzeichnungspflicht und wie werden diese durch einen Wirtschaftsprüfer überprüft?

Was ist die Aufzeichnungspflicht eines Finanzanlagenvermittlers gemäß § 22 FinVermV?

Die Aufzeichnungspflicht dient der Überprüfung der Einhaltung der Verhaltenspflichten des Gewerbetreibenden. Anhand der Aufzeichnungen und Unterlagen muss nachvollziehbar sein, ob der Gewerbetreibende seine gesetzlichen Pflichten nach den §§ 12 bis 21 FinVermV erfüllt hat.

Die Aufzeichnungspflicht ist in § 22 FinVermV wie folgt hinterlegt:

(1) Der Gewerbetreibende hat von der Annahme des Auftrags an nach Maßgabe der Absätze 2 und 3 Aufzeichnungen zu machen sowie Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache vorzunehmen.

(2) Aus den Aufzeichnungen und Unterlagen müssen ersichtlich sein

1. der Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Anlegers,
2. der Nachweis, dass die in den §§ 12 oder 12a und den §§ 13, 15 und 17 oder § 17a Satz 1 genannten Angaben rechtzeitig und vollständig mitgeteilt wurden,
3. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 1 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt wurden und über geeignete Finanzanlagen beraten wurde,
4. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 2 Satz 1 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt und die in Satz 3 und 4 genannten Informationen rechtzeitig und vollständig mitgeteilt wurden,
4a. der Nachweis, dass die in § 16 Absatz 3a genannten Informationen rechtzeitig und vollständig eingeholt wurden,
5. der Nachweis über die Auskehr von Zuwendungen nach § 17a Absatz 2,
6. der Nachweis über das Beratungsprotokoll nach § 18 und seine Aushändigung an den Anleger sowie
7. die Gesamtzahl der in einem Kalenderjahr durchgeführten Anlageberatungen und die Anzahl der Anlageberatungen, in deren Zusammenhang der Gewerbetreibende nach § 34h Absatz 3 Satz 2 und 3 der Gewerbeordnung Zuwendungen von Dritten angenommen oder an Dritte gewährt hat.
(3) Sonstige Vorschriften über Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten des Gewerbetreibenden bleiben unberührt.
§ 22 Abs. 2 FinVermV enthält somit einen Katalog spezifischer Aufzeichnungspflichten zu bestimmten Anforderungen der FinVermV. Für die nicht in § 22 Abs. 2 FinVermV genannten Vorschriften (bspw. § 14 FinVermV erfolgt die Aufzeichnungspflicht gemäß Absatz 1.
Nach § 22 Abs. 1 Satz 1 FinVermV hat der Finanzvermittler vor der Aufnahme des Antrags Aufzeichnungen zu machen sowie Unterlagen und Belege übersichtlich zu sammeln. Der Begriff Auftrag umfasst sowohl Vermittlungs- als auch reine Beratungsaufträge. Da dem Anleger die statusbezogenen Informationen vor der ersten Anlageberatung mitzuteilen sind, sind auch bereits über die Tätigkeiten der Kundenakquisition oder der Geschäftsanbahnung Aufzeichnungen anzufertigen und Nachweispflichten zu erfüllen-.
Die Aufzeichnungen und Unterlagen sind in deutscher Sprache zu führen und unverzüglich zu dokumentieren, wobei kein bestimmtes System vorgeschrieben ist. Einige Aufzeichnungen können in Textform erstellt werden, wobei das Beratungsprotokoll bspw. in Schriftform anzufertigen ist.

Wie lange sind die Unterlagen eines Finanzanlagenvermittlers aufzubewahren?

Die in § 22 genannten Unterlagen sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Vorschriften, die eine längere Frist bestimmen, bleiben unberührt. (siehe § 23 FinVermV)

Was sind die Prüfungshandlungen der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Finanzanlagenvermittlers durch den Wirtschaftsprüfer?

Die Prüfungshandlungen zu den Aufzeichnungspflichten sind in EPS 840 geregelt.
Der Wirtschaftsprüfer hat durch Einsichtnahme in geeignete Aufzeichnungen nachzuvollziehen, ob die erforderlichen Informationen pro Anleger enthalten sind. Dabei erstreckt sich die Prüfung nur auf die Anleger im Rahmen der Tätigkeit als Finanzanlagenvermittler.
Die Prüfung der Aufbewahrungspflicht der Unterlagen eines Finanzanlagenvermittlers macht Prüfungshandlungen in Bezug auf zurückliegende Zeiträume erforderlich.
Der Prüfer hat sich einen Überblick über die Art und Weise der Aufbewahrung durch den Gewerbetreibenden zu verschaffen.

 

Durch Einsichtnahme hat der Wirtschaftsprüfer nachzuvollziehen, ob der Gewerbetreibende

  • die nach § 22 FinVermV erforderlichen Aufzeichnungspflichten auf einem dauerhaften Datenträger in seinen Geschäftsräumen aufbewahrt
  • über eine angemessene Dokumentation der Vorkehrungen verfügt, die sicherstellen sollen, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird.

Wer sind Ihre Wirtschaftsprüfer für die Prüfung von Finanzanlagenvermittlern nach § 34f in Verbindung mit 24 FinVermV?

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen.

Daneben führen Sie Prüfungen nach § 24 FinVermV als auch Prüfungen nach § 34 GewO durch.

accura audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – wir freuen uns für Sie tätig zu werden!