Was sind die Interreg Regeln bei anfallenden Reisekosten und der Dokumentation?

Was sind förderfähige Bestandteile von Reisekosten bei einem Interreg Projekt?

Welche Bestandteile dürfen Reisekosten bei Interreg Projekten beinhalten?

Gemäß Verordnung (EU) Nr. 481/2014 Artikel 5 sind Reisekosten auf folgende Punkte beschränkt:

(a) die Reise;
(b) die Verpflegung;
(c) die Übernachtung;
(d) die Visa;
(e) die Tagespauschalen.

Von Tagespauschalen gedeckte Punkte von (a) bis (d) werden nicht zusätzlich zur Tagespauschale erstattet.

(3)   Die Reise- und Unterbringungskosten externer Sachverständiger und Dienstleister fallen unter die Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen gemäß Artikel 6.

(4)   Für Ausgaben gemäß diesem Artikel, die direkt von einem Mitarbeiter des Begünstigten gezahlt werden, muss der Begünstigte nachweisen, dass diese Ausgaben dem Mitarbeiter erstattet wurden.

(5)   Bei Vorhaben, die die technische Unterstützung oder Marketingmaßnahmen und den Aufbau von Kapazitäten betreffen, sind Ausgaben außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets förderfähig, wenn sie gemäß Artikel 20 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr.1299/2013 angefallen sind.

(6)   Die Verwaltungsbehörde kann die Kosten von Unterbringung und Verpflegung in Einrichtungen außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets als förderfähig akzeptieren, wenn sie gemäß Artikel 20 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013 angefallen sind. Dies gilt auch für Fahrtkosten am Ort einer Veranstaltung oder einer Maßnahme außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets.

(7)   Für Personal von Begünstigten außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets kann die Verwaltungsbehörde die in Absatz 1 genannten Kosten, einschließlich der Reisekosten (Hin- und Rückreise) zum Ort einer Veranstaltung oder Maßnahme innerhalb oder außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets, als förderfähig akzeptieren, wenn sie gemäß Artikel 20 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013 angefallen sind.

(8)   Für Personal von Begünstigten innerhalb des Unionsteils des Programmgebiets sind die in Absatz 1 genannten Kosten, einschließlich der Reisekosten (Hin- und Rückreise) zum Ort einer Veranstaltung oder Maßnahme innerhalb oder außerhalb des Unionsteils des Programmgebiets, gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013 förderfähig.

Welche Prinzipien müssen bei Reisekosten im Interreg Programm eingehalten werden?

Die nachfolgend genannten allgemeinen Prinzipien sind einzuhalten:

• Kosten müssen von der Partnerorganisation übernommen werden. Direkte Zahlungen eines Mitarbeiters müssen durch den Nachweis einer Erstattungszahlung vom Arbeitgeber bestätigt werden
• Tatsächliche Kosten und Tagespauschalen müssen den spezifischen nationalen oder institutionellen Regeln entsprechen, die auf die Partnerorganisation angewandt werden können. Wenn es keine nationalen oder internen Regelungen zu Tagespauschalen gibt, finden die Realkosten Anwendung;
• Normalerweise sollten sich die Reisekosten auf Reisen beziehen, die in das Programmgebiet unternommen werden. Fahrten außerhalb des Projektgebiets sind jedoch förderfähig, wenn diese ausdrücklich im Antragsformular benannt und begründet werden. Sofern es Fahrten außerhalb des Projektgebiets geben sollte, die nicht detailliert im Antragsformular aufgeführt sind, muss der Lead Partner vorab einen speziellen Antrag auf Genehmigung an das Gemeinsame Sekretariat stellen

Welche Dokumente müssen für eine First Level Control bei Reisekosten im Interreg Programm bereitgehalten werden?

• Tagesordnung (oder Vergleichbares) für das Meeting/Seminar/die Konferenz;
• Dokumente, die nachweisen, dass die Reise tatsächlich stattgefunden hat (Bordkarten oder Teilnehmerlisten usw.);
• Gezahlte Rechnungen (inkl. Hotelrechnungen, Fahrscheine usw.) und, sofern vorhanden, die Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters mit einem Nachweis, dass die Erstattungszahlung durch den Arbeitgeber an den Mitarbeiter erfolgt ist;
• Ansprüche auf Tagessätze (sofern zutreffend) inklusive einem Nachweis, dass die Erstattungszahlung vom Arbeitgeber an den Mitarbeiter erfolgt ist.