Interreg: Abzugsfähigkeit von Kosten für subcontracting

In welchem Umfang sind Kosten für externe Dienstleister (subcontracting) in einem Interreg Projekt abzugsfähig?

Welche Ausgaben fallen unter die Kategorie subcontracting bei einem Interreg Projekt?

Kosten für Fremdleistungen bzw subcontracting beinhalten bei Interreg Ausgaben, die auf der Basis von Verträgen oder schriftlichen Vereinbarungen gegen Rechnung oder Anträge auf Erstattung an externe Dienstleister gezahlt werden, die im Rahmen eines Untervertrags mit der Ausführung von bestimmten Aufgaben/Tätigkeiten beauftragt werden, die mit dem Interreg Projekt in Verbindung stehen (z.B. Studien und Gutachten, Übersetzung, Newsletter-Entwicklung, Koordination, Finanzmanagement, Kontrolle auf erster Ebene).

Die Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen sind auf folgende Dienstleistungen und Expertise beschränkt, die von anderen öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Einrichtungen oder natürlichen Personen als dem Begünstigten im Rahmen des Vorhabens erbracht werden (siehe Verordnung (EU) Nr. 481/2014 Artikel 6):

a)

Studien oder Erhebungen (z. B. Bewertungen, Strategien, Konzeptpapiere, Planungskonzepte, Handbücher);

b)

berufliche Weiterbildung;

c)

Übersetzungen;

d)

Entwicklung, Änderungen und Aktualisierungen von IT-Systemen und Websites;

e)

Werbung, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit oder Information im Zusammenhang mit einem Vorhaben oder einem Kooperationsprogramm;

f)

Finanzbuchhaltung;

g)

Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen oder Sitzungen (einschließlich Miete, Catering und Dolmetschdienste);

h)

Teilnahme an Veranstaltungen (z. B. Teilnahmegebühren);

i)

Rechtsberatung und Notariatsleistungen, technische und finanzielle Expertise, sonstige Beratungs- und Prüfungsdienstleistungen;

j)

Rechte am geistigen Eigentum;

k)

Überprüfungen gemäß Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und Artikel 23 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013;

l)

Bescheinigungs- und Prüfkosten auf Programmebene gemäß den Artikeln 126 und 127 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013;

m)

Übernahme einer Bürgschaft durch eine Bank oder ein anderes Finanzinstitut, sofern dies aufgrund von Unions- oder nationalen Vorschriften oder in einem vom Begleitausschuss angenommenen Programmplanungsdokument vorgeschrieben ist;

n)

Reise– und Unterbringungskosten von externen Sachverständigen, Referenten, Vorsitzenden von Sitzungen und Dienstleistern;

o)

sonstige im Rahmen der Vorhaben erforderliche Expertise und Dienstleistungen.

Was sind die Voraussetzungen für eine Abzugsfähigkeit der Ausgaben für externe Dienstleister bei einem Interreg Projekt?

Die Kosten für subcontracting bei einem Interreg Projekt stehen im Zusammenhang mit der Umsetzung einer bestimmten Projekttätigkeit, die nicht vom Projektpartner selbst durchgeführt werden kann (hauptsächlich, weil dafür interne Ressourcen fehlen) und deshalb an externe Dienstleister vergeben wird.

  • Die Arbeit von externen Dienstleistern wird für das Projekt benötigt und sollte mit den im Antragsformular genannten, geplanten Aktivitäten in Verbindung stehen. Fremdleistungen sind auf Basis der nachfolgend genannten Punkte zu zahlen:
    – Verträge oder sonstige schriftliche Vereinbarungen mit vergleichbarer Aussagekraft,
    – Rechnungen oder Anträge auf Erstattung mit vergleichbarer Aussagekraft.
  •  Alle auf Unionsebene, nationaler Ebene oder intern anwendbaren Regelungen zur öffentlichen Beschaffung müssen eingehalten werden. Selbst unterhalb der EU-Schwellenwerte müssen Verträge mit externen Dienstleistern den Prinzipien der Transparenz, der Diskriminierungsfreiheit, der Gleichberechtigung und dem wirksamen Wettbewerb entsprechen.

Welche Unterlagen können in Bezug auf subcontracting dem First Level Controller bei Interreg zur Verfügung gestellt werden?

Nachweis bei subcontracting über das Ausschreibungsverfahren entsprechend der anwendbaren Reglungen zur öffentlichen Beschaffung auf EU-Ebene, nationaler Ebene oder intern. Jede Änderung am Vertrag bei einem Interreg Projekt muss den Regelungen zur öffentlichen Beschaffung entsprechen und muss dokumentiert werden;

  • Ein Vertrag oder ein anderes Schriftstück mit vergleichbarer Aussagekraft, aus dem die zu erbringenden Dienstleistungen und deren eindeutige Verbindung zum Projekt hervorgehen;
  • Eine Rechnung oder ein Antrag auf Erstattung mit allen relevanten Informationen entsprechend der anwendbaren Buchhaltungsrichtlinien;
  • Nachweis über die Zahlung;
  • Ergebnisse der Arbeit von externen Gutachtern oder Dienstleistungsergebnisse.

Welche Punkte gilt es hinsichtlich der Ausgaben für Subcontracting bei einem Interreg Projekt zu beachten?

  • Die Reisekosten für Mitglieder der Interessengruppen bei einem Interreg Projekt müssen als Kosten für externe Gutachten budgetiert und berichtet werden.
  • Eine gegenseitige Beauftragung der Projektpartner im gleichen Projekt ist ausgeschlossen. Grund dafür ist, dass die Rollen der Projektpartner und der Dienstleister verschieden und nicht miteinander vereinbar sind: ein Projektpartner muss mit den anderen Partnern bei der Lieferung des Projekts gegen teilweise Erstattung durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, EFRE zusammenarbeiten; ein Dienstleister erbringt Dienstleistungen / liefert Waren gegen Bezahlung und entsprechend der anwendbaren öffentlichen Beschaffungsrichtlinien. Wenn ein Projektpartner eine bestimmte Aufgabe nicht umsetzen kann, so kann die Aufgabe einem anderen Partner übertragen werden oder von einem externen Dienstleister beschafft werden.
  • Die interne Vertragsweitergabe oder die Vertragsweitergabe an verbundene Unternehmen muss auf Realkostenbasis erfolgen und entsprechend berichtet werden in:
    – allen relevanten Budgetlinien, entsprechend der Art der besorgten Dienstleistung, insoweit die Berichtsanforderungen der jeweiligen Budgetlinie erfüllt werden. Zum Beispiel: Wenn eine interne Auditabteilung die Kontrolle auf der ersten Ebene übernimmt, dann ist die Zeit zur Überprüfung der Ansprüche als Kosten der Personalausstattung zu berichten, sofern die Regelungen bezüglich der Kosten für die Personalausstattung erfüllt werden.
    – Budgetlinie Fremdleistungen: Wenn eine Dienstleistung von einer internen Abteilung erbracht wird, die Teil einer anderen Rechtsperson ist. In diesem Fall müssen die Regelungen zur öffentlichen Beschaffung eingehalten werden.
  • Vorschusszahlungen können nur akzeptiert werden, wenn diese von einer Rechnung oder einem anderen Dokument mit vergleichbarer Aussagekraft gestützt werden. Die entsprechende Aktivität muss spätestens bis zum Enddatum des Projekts stattgefunden haben (und vom Kontrolleur der ersten Ebene bestätigt worden sein).
  • Die Kosten für von den Projektpartnern ausgelagerte Dienstleistungen zur Bereitstellung von Reisen und Übernachtungsmöglichkeiten für die eigenen Mitarbeiter (z.B. Reisebüros usw.) müssen in der Budgetlinie ‚Reisekosten‘ geltend gemacht werden.
  • Die Kosten für Fremdleistungen sollten 50% des Gesamtbudgets für das Projekt nicht überschreiten, wenn man bedenkt, dass die Begünstigten der Projektarbeit die tatsächlichen Projektpartner sein sollen.

siehe hierzu Programme Manual