Müssen die Beschäftigen des Finanzanlagenvermittlers ein Beratungsprotokoll ausfüllen? Wie ist ein internes Kontrollsystem auszugestalten?

Welche Pflichten müssen die Angestellten des Finanzanlagenvermittlers bei einer Beratung erfüllen?

Der Gewerbetreibende hat sicherzustellen, dass auch seine Beschäftigten die Pflichten der §§ 11 bis 18 FinVermV einhalten. Führt ein Beschäftiger des Finanzvermittlers die Beratung durch, so hat dieser ein Beratungsprotokoll anzufertigen.

Welche Pflichten hat der Gewerbetreibende bei der Einrichtung eines internen Kontrollsystems iSd § 19 FinVermV zu erfüllen?

Der Gewerbetreibende hat gemäß sicherzustellen, dass auch seine Beschäftigten die Pflichten nach der Finanzanlagenvermittlungsverordnung erfüllen. Diese Pflicht bezieht sich sowohl auf die
Anlageberatung als auch auf die Anlagevermittlung. Hierfür ist es erforderlich, dass der Gewerbetreibende über ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem (IKS) verfügt, das
auf die Einhaltung der Pflichten nach den §§ 11 bis 18 FinVermV durch seine Beschäftigten gerichtet ist.

Dabei hängt der Umfang und die Ausgestaltung des internen Kontrollsystems immer von dem Betrieb und den Gegebenheiten ab. Die FinVermV enthält hierzu keine Vorgaben oder Konkretisierung, wie der Gewerbetreibende das IKS auszugestalten hat und welche Grundsätze und Maßnahmen hierbei zu implementieren sind.

Bei einer recht übersichtlichen Anzahl von Beschäftigten wird bspw. im Wesentlichen ein Vier-Augen-Prinzip eingeführt, wohingegen bei einer großen Anzahl von Beschäftigten ein umfassendes IT-gestütztes System mit einer prozessunabhängigen internen Revision erforderlich sein kann.

Aber überall, wo Menschen arbeiten sind immanent Fehler zu erwarten. Insbesondere sind hier Nachlässigkeit, Ablenkungen, Beurteilungsfehlern und Missverstehen von Arbeitsanweisungen,
Missbrauch oder Vernachlässigung der Verantwortung durch für bestimmte Maßnahmen verantwortliche Personen, der Umgehung oder Außerkraftsetzung von Kontrollen durch Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Personen oder dem Verzicht des Gewerbetreibenden auf bestimmte Maßnahmen, weil die Kosten dafür höher eingeschätzt werden als der erwartete Nutzen zu nennen.

Aus diesem Grund kann ein IKS nur mit hinreichender Sicherheit Verstöße verhindern, aufdecken und korrigieren.

Ein IKS ist zumeist in zwei Maßnahmen unterteilt bzw. ausgestaltet. Zum einen wären dies prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen (in Form von organisatorischen Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen) und zum anderen prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen (z.B. interne Revision oder nachgelagerte Kontrollaktivitäten des Gewerbetreibenden) vorgesehen werden.

Ferner kann der Gewerbetreibende Kontrollen zur Überwachung der ordnungsgemäßen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle im Arbeitsablauf vorsehen.
Solche Kontrollen sollen das Auftreten von Fehlern in den Arbeitsabläufen vermindern bzw. aufgetretene Fehler aufdecken und korrigieren (z.B. Überprüfung der Beratungsprotokolle,
Überprüfung, ob der Beschäftigte alle erforderlichen Angaben vom Anleger eingeholt hat, Berichterstattungspflichten bei entdeckten Fehlern und die Maßnahmen zur Einleitung von
Korrekturen).

Wie muss ein Finanzanlagenvermittler sein internes Kontrollsystem dokumentieren?

Der Gewerbetreibende hat das IKS angemessen zu dokumentieren.

Als Grundlage für die durchzuführenden Prüfungshandlungen in Bezug auf die Einhaltung des § 19 FinVermV ist die Dokumentation des Gewerbetreibenden über die organisatorischen Vorkehrungen heranzuziehen.

Diese umfasst in Abhängigkeit von der Größe und der Komplexität des Geschäftsbetriebs z.B.:

• Organisations-/Stellenpläne
• Arbeits- und Dokumentationsrichtlinien
• Formularwesen
• Vertragsmuster
• Schulungsunterlagen
• Stellenbeschreibungen
• Personalakten mit Sachkundenachweisen der Beschäftigten
• persönliche Verpflichtungserklärungen der Beschäftigten
• Dokumentation von Personalgesprächen
• Organisationshandbuch
• Handakten des Beschäftigten
• Nachweise der Kontrollaktivitäten.

Welche Prüfungshandlungen hat der Wirtschaftsprüfer im Hinblick auf die Überwachung der Beschäftigten im Rahmen der Prüfung nach 24 FinVermV durchzuführen?

Der Prüfer hat hierzu die folgenden Prüfungshandlungen vorzunehmen:

• Einsichtnahme in die Dokumentation sowie Befragung, um festzustellen, ob und welche organisatorischen Vorkehrungen der Gewerbetreibende eingerichtet hat
• Einsichtnahme in die Dokumentation sowie Befragung, um festzustellen, ob die vorgesehenen Grundsätze und Maßnahmen geeignet sind, auf die Einhaltung der einzelnen Pflichten nach den
  §§ 11 bis 18 FinVermV durch die Beschäftigten hinzuwirken
• Einsichtnahme in die Dokumentation sowie Befragung, um festzustellen, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die vorgesehenen Grundsätze und Maßnahmen nicht beachtet werden
• Einsichtnahme in die Dokumentation der Kontrollaktivitäten sowie Befragung, um festzustellen, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die vorgesehenen Kontrollen nicht durchgeführt werden
• Einsichtnahme in die Dokumentation sowie Befragung, um festzustellen, ob im Falle von Verstößen Maßnahmen getroffen wurden (z.B. Verbesserungen des IKS und Korrektur des Missstands).

Durch Einsichtnahme in die Aufzeichnungen zur Organisation hat der Prüfer nachzuvollziehen, ob zumindest

• angemessene (ggf. externe) Nachweise über die Qualifikation und Zuverlässigkeit der Beschäftigten vorliegen (z.B. Zeugnisse, Nachweis über Sachkundeprüfung und Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit, angemessene Fortbildungsmaßnahmen)
• persönliche Verpflichtungserklärung und persönliche Erklärung der jeweiligen Beschäftigten bzgl möglicher Interessenkonflikte nach § 13 Abs. 5 FinVermV vorliegen,
• persönliche Verpflichtungserklärung und persönliche Erklärung der jeweiligen Beschäftigten pro Kalenderjahr vorliegen, dass sie sich kein Eigentum oder Besitz an Geldern oder Anteilen der
  Anleger verschafft haben (vgl. § 20 FinVermV).

Wer sind Ihre Wirtschaftsprüfer für die Prüfung von Finanzanlagenvermittlern nach § 34f in Verbindung mit 24 FinVermV?

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen.

Daneben führen Sie Prüfungen nach § 24 FinVermV als auch Prüfungen nach § 34 GewO durch.

accura audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – wir freuen uns für Sie tätig zu werden!