Was ist Horizon 2020 und ab welcher Fördersumme muss eine first level Prüfung (first level audit) durch einen Wirtschaftsprüfer durchgeführt werden?

Was ist das EU Fördermittelprogramm Horizont 2020 und welche drei Schwerpunkte werden insbesondere gefördert?

ist ein wesentliches Element zur Umsetzung des Europäischen Forschungsraums (EFR), in welchem sich Wissen EU-weit frei bewegen können soll. Damit trägt das Rahmenprogramm zur Umsetzung der Europa-2020-Strategie mit ihrer Leitinitiative Innovationsunion sowie zur Umsetzung weiterer Strategien der Europäischen Union bei. Ziel dieser Strategien sind mehr Wachstum und Arbeitsplätze. Hierfür ist eine wettbewerbsfähigere Wirtschaft in Europa notwendig, die durch Innovationen bei Produkten, Dienstleistungen und Prozessen erreicht werden soll.

Horizont 2020 gliedert sich in drei Schwerpunkte und vier zusätzliche Teilbereiche. Dabei führt das neue EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation viele bewährte Programmbereiche aus dem 7. EU-Forschungsrahmenprogramm fort. Außerdem wurden auch Teile aus dem Rahmenprogramm für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (CIP) und dem Europäischen Institut für Innovation und Technologie (EIT)

Der erste Teil von Horizont 2020 besteht vorrangig aus Instrumenten zur Förderung wissenschaftsgetriebener grundlagenorientierter Forschung, sowohl für Einzelforschende als auch für Verbünde.

Der zweite Schwerpunkt von Horizont 2020 richtet sich gezielt an die industrielle Forschung. Die Industrie und speziell die Kleinen und Mittleren Unternehmen (KMU) sind bedeutende Treiber für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. Sie werden hier unterstützt und vernetzt.

Der dritte Schwerpunkt bildet die Unterstützung gesellschaftlicher Herausforderungen: Eine saubere, bezahlbare Energieversorgung, die Überfischung der Meere oder seltene Krankheiten gehen uns alle an – und können gemeinsam besser angegangen werden. Deshalb arbeiten die Forscherinnen und Forscher in der EU und der Welt durch Horizont 2020 enger zusammen an Lösungsansätzen für sieben Herausforderungen.
[Text: siehe www.horizont2020.de]

Ab welcher Fördersumme muss der beneficiary (Fördermittelempfänger) ein verpflichtendes audit durch einen Wirtschaftsprüfer durchführen lassen?

In Horizont 2020 gibt es verschiedene Arten von Audits, mit denen die zweckmäßige Verwendung der Fördergelder des EU-Rahmenprogramms für Forschung und Innovation überprüft und sichergestellt werden soll. Von der Art des Audits hängt ab, wer das Audit durchführt: Die Europäische Kommission, der Europäische Rechnungshof, ein Wirtschaftsprüfer oder die eigene Innenrevision.

Die für einen Wirtschaftsprüfer zentrale Prüfung ist die Prüfbescheinigung – certificate on the financial statement.

Die Prüfbescheinigungen (auch Bescheinigung über die Kostenaufstellung genannt) dienen dazu, die korrekte Abrechnung der erstattungsfähigen Kosten im Projekt nachzuweisen. Jeder Zuwendungsempfänger hat eine Prüfbescheinigung mit dem abschließenden Finanzbericht am Ende des Projekts zu erstellen, falls er eine Fördersumme von mindestens 325.000 € erreicht.
Ausschlaggebend für diese Summe sind hierbei die vom einzelnen Zuwendungsempfänger kumulativ in den Finanzberichten geltend gemachten direkten Kosten. Der von der Kommission ausgezahlte Betrag der Vorfinanzierung und die Summe der indirekten Kosten sowie weitere Pauschalkosten (flat-rates) bleiben hierbei unberücksichtigt.

Wie ist der Ablauf eines Horizon 2020 audits durch einen Wirtschaftsprüfer? und welche Dokumente werden an die EU nach Abschluss der Prüfung übermittelt?

Wie ist der Ablauf einer Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer von accura audit?

Die Prüfung selbst findet erst nach Ablauf des Förderzeitraums statt, da dann erst die finalen Kosten, die für das Projekt angefallen sind, berechnet werden können.

Erstellung und Übergabe des Financial statements an den Wirtschaftsprüfer

Diese müssen von dem beneficiary in Form eines Financial statements (final financial report) aufsummiert werden.

Das Financial Statement stellt die Prüfgrundlage für den Wirtschaftsprüfer dar. Auf Basis der sozusagen hinter dem Financial Statement liegenden Auflistungen, die hinter dem Financial statement „liegen“, wählen wir je nach Anzahl der Vorgänge Stichproben aus.

Das Financial statement wird uns mit den zugehörigen Auflistungen und Unterlagen übergeben.
Um die Prüfung möglichst reibungslos für Sie und für uns effizient durchzuführen, versenden wir vor Beginn eine Anforderungsliste, in der wir zu dem financial statement benötigten Unterlagen auflisten. Diese Liste dient Ihnen und uns zur Orientierung und ermöglicht einen Abgleich auf Vollständigkeit der Unterlagen.

Prüfung des Financial statements durch accura audit

Nachdem wir die Unterlagen (sehr gerne über einen virtuellen Datenraum (google drive, dropbox, o.ä.)) von Ihnen erhalten haben sichten wir diese in einem ersten Schritt.
Da ein Großteil der deklarierten Kosten zumeist in Form von Personalkosten anfällt ist hierauf auch ein besonderer Schwerpunkt zu legen.
Die Prüfungshandlungen von uns sind als sogenannte agree upon procedures vorgegeben, hieran müssen wir uns zwingend halten.

Welche Kostenkategorien gibt es:

Personalkosten
Die Personalkosten stellen stellen wie gesagt den Großteil der Kosten dar und unabhängig von uns besteht auch von der EU aus im Rahmen eines second level audits hier ein besonderer Schwerpunkt der Prüfung.
Die Summe der im FS deklarierten Personalkosten müssen sich in Form von Einzelaufstellungen in einer Nebenrechnung ergeben.
Auf Basis dieser Nebenrechnung wählen wir die Stichprobe aus (bei weniger als 10 Arbeitnehmer auf dem Projekt muss eine Vollprüfung durchgeführt werden, bei mehr als 10 Personen muss eine Stichprobe ausgewählt werden).
Folgende Unterlagen müssen uns pro Arbeitnehmer übergeben werden:

  • Arbeitsvertrag
  • zweifach unterschriebene declaration oder timesheet
  • jährliches Lohnjournal (bzw. monatliche Lohnjournale) als Basis für die Ermittlung der Kosten
  • Ermittlung des Stundensatzes
  • Übersicht der Arbeitsergebnisse (Nachweis, dass tatsächlich auf dem Projekt gearbeitet wurde)

Costs of subcontracting
Folgende Prüfungshandlungen werden von uns insbesondere durchgeführt:
– Abgleich, ob in Annex 1 subcontracting vorgesehen ist
– Durchsicht, ob verschiedene Angebote eingeholt wurden
– Prüfung des Contracting-Vertrags
– Prüfung des Leistungsnachweises

Other direct costs
Die other direct costs können wieder unterteilt werden in
1) Travel (Prüfung der Reisekostenabrechnung mit den zugrundeliegenden Belegen; Prüfung ob die Reise in Verbindung mit dem Projekt stand)
2) equipment (Prüfung der Anschaffung; Abgleich mit Buchhaltung; Prüfung, ob die Anschaffung in Verbindung mit dem Projekt stand)
3) other goods and services (Prüfung der Vergabe der Leistungen; Prüfung der Nachweise; Abstimmung mit Buchhaltung)

Welche Dokumente müssen bei Horizon 2020 im Rahmen des audits an die EU übermittelt bzw. hochgeladen werden?

Es gibt zwei Dokumente, die an die EU übermittelt werden müssen (siehe Annex 5):

  • Terms of Reference (ToR)
  • Report of factutal findings

Die Terms of reference sind nichts anderes als die üblicherweise zu Beginn eines Projekts unterzeichnete Auftragsbestätigung.

Das ToR ist unterteilt in:

1.1  subject of the engagement
1.2 responsibilities
1.3 applicable standards
1.4 reporting
1.5 timing
1.6 other term

Der Report of factual findings enthält zunächst im ersten Teil eine Zusammenfassung des Projekts inkl. exceptions, in dem zweiten Teil werden die „Agreed-upon procedures to be performed and standard factual findings to be confirmed by the Auditor“ aufgeführt. Agreed-upon procedures sind die von der EU vorgeschriebenen Prüfungshandlungen.
Beide Teile werden von uns unterzeichnet, so dass zeigen, dass wir die Verantwortung für unsere Prüfungshandlungen und unser Prüfungsergebnis übernehmen.

Informationen zu Horizon 2020 und Interreg

👉Horizon 2020: Wie ist der Ablauf einer Horizon 2020 Prüfung durch einen WP?

👉 Horizon 2020: Dokumentation Personalkosten – declaration vs. Stundenabrechnung

👉 Horizon 2020: Wie wird die hourly rate (Stundensatz) bei den Personalkosten für ein CFS ermittelt?

👉 Horizon 2020: Welche Kosten dürfen als Personalkosten (personnel costs) in einem CFS abgerechnet werden?

👉 Horizon 2020: Voraussetzung der Anerkennung als Personalkosten 

👉 Horizon 2020: Kategorien erstattungsfähige Kosten

👉 Horizon 2020: Was sind förderfähige Kosten bei einem Projekt?

👉 Horizon 2020: Kann ein deutscher Wirtschaftsprüfer in anderen Ländern prüfen?

👉 Horizon 2020: Was sind agreed-upon procedures bei einer Fördermittelprüfung?

👉 Horizon 2020: Was ist ein first-level-controller (FLC) bei einer Mittelverwendungsprüfung für die EU?

Wer ist Ihr Wirtschaftsprüfer für Horizon 2020 Prüfungen bei accura audit?

Herr Jonas aus Trier ist insbesondere für Horizon 2020 Prüfungen bei accura zuständig.

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen. Insbesondere im Bereich small & mid-caps und start-ups liegt ein großer Erfahrungsschatz der Wirtschaftsprüfer.

Sie führen ebenso Financial Due Diligence Untersuchungen Ihres Targets sowie Horizon 2020 audits bundesweit durch.

accura audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – wir freuen uns für Sie tätig zu werden!