Interreg: Welche Kosten sind förderfähig bei einem Interreg Projekt? Wie werden die Personalkosten berechnet?

Welche Kosten sind förderfähig bei einem Interreg Projekt?

Für die folgenden Ausführungen siehe Interreg Europe Programmleitfaden 19. Januar 2016 – deutsche Übersetzung.

Damit Kosten auf Projektebene bei einem Interreg Projekt zulässig sind, müssen sie generell:

• Aktivitäten betreffen, die im Antragsformular geplant sind, für die Durchführung dieser Aktivitäten und die Erreichung der Projektziele notwendig sind und im Budget enthalten sein;
• im Einklang mit den Grundsätzen einer vernünftigen Finanzverwaltung stehen, d.h. angemessen, begründet und kohärent mit den üblichen internen Regeln der Partner, der EU, des Programms und der einzelstaatlichen Bestimmungen sein;
• identifizierbar, überprüfbar und plausibel sein und im Einklang mit den relevanten Buchführungsgrundsätzen festgelegt werden;
• der Partnerorganisation entstehen, von ihr bezahlt und spätestens bei Projektabschluss von ihrem Bankkonto abgebucht sowie angemessen belegt werden, so dass ihre Identifikation und Überprüfung möglich ist.

Sollten Ausgaben pauschal erstattet werden, kommen die beiden letztgenannten Grundsätze nicht zur Anwendung.

Originaler Text des Interreg Programme Manuals

There are different levels of eligibility rules on expenditure:

• the European level: EU regulations
• the programme level: specific rules decided for the Interreg Europe programme
• the national level: national rules applicable in each Partner State
• the partner institutional level: internal rules applicable to each partner organisation
  In the absence of rules set at EU or programme level or in areas that are not precisely regulated, national or institutional rules apply.
  Generally speaking, to be eligible at project level, costs must:
• relate to activities planned in the application form, be necessary for carrying out these activities and achieve the project’s objectives and be included in the estimated budget,
• be in accordance with the principles of sound financial management i.e. reasonable, justified, consistent with the usual internal rules of the partner, the EU, the programme and national rules,
• be identifiable, verifiable, plausible and determined in accordance with the relevant accounting principles,
• be incurred and paid by the partner organisation, debited from its bank account no later than the project end date, be substantiated by proper evidence allowing identification and checking.
  Should expenditure be reimbursed on the basis of a lump sum or flat rate, the latter two principles do not apply.

Welche Kosten kommen als Personalkosten bei einem Interreg Projekt in Frage?

Personalkosten bestehen aus den Kosten für das Personal,

• das von der Partnerorganisation beschäftigt wird, wie dies im Antragsformular aufgeführt wird und
• die in Voll- oder Teilzeit an der Projektumsetzung beteiligt sind.

Für die Personalausstattung decken die Bruttobeschäftigungskosten der Partnerorganisation, zu denen üblicherweise folgende Bestandteile gehören:

• Gehaltszahlungen (wie im Beschäftigungs-/Arbeitsvertrag festgehalten)
• Sonstige Kosten, die direkt mit den Gehaltszahlungen verbunden sind, vom Arbeitgeber gezahlt werden und nicht erstattungsfähig sind:
  – Beschäftigungssteuer
  – Sozialversicherungsbeiträge (inkl. Krankenversicherung und Rentenbeiträge)Personalkosten beziehen sich auf die Kosten der Aktivitäten, die der jeweilige Partner nicht hätte, wenn das betroffene Projekt nicht umgesetzt werden würde.
  Gemeinkosten und alle anderen Büro- und Verwaltungsausgaben können nicht in dieser Budgetlinie aufgenommen werden. Für Interreg Europe müssen die Personalkosten auf Realkostenbasis berechnet werden.

Wie werden Personalkosten bei einem Interreg Projekt berechnet?

Was ist die Ausgangsgrundlage für die Ermittlung der Personalkosten bei einem Interreg Projekt?

Personalkosten müssen individuell für jeden Mitarbeiter berechnet werden.

Sie werden

• aus den Gehaltsabrechnungen entnommen und
• beinhalten das Bruttogehalt des Mitarbeiters und
• die Beiträge des Arbeitgebers zur Sozialversicherung (sofern eine Rückforderung dieser Beiträge für den Arbeitgeber nicht möglich ist).

In Übereinstimmung mit der Personalpolitik der Partnerorganisation können Kosten wie z.B. Boni, Treibstoff, ein Firmenwagen, Umzugshilfen, Restaurantgutscheine usw. voll oder ganz geltend gemacht werden, nachdem der für das Projekt zu berücksichtigende Anteil berechnet wurde.

Wie wird der Personalkosten Stundensatz bei einem Interreg Projekt berechnet?

Wie ermittelt sich der Interreg Stundensatz bei voller Tätigkeit für das Projekt?

Der Stundensatz (hourly rate) bei Personalkosten ist wie folgt zu berechnen:

• Die monatlichen Gesamtbruttokosten für die Beschäftigung des Mitarbeiters (inkl. der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung) können geltend gemacht werden;
• – Ein Dokument, das die Zeiten zu 100% benennt, während denen am Projekt gearbeitet wurde (das kann der Arbeitsvertrag sein und/oder jedes andere Dokument, das vom Arbeitgeber ausgestellt wurde, z.B. ein ‚Leitbild‘, siehe grauer Kasten weiter unten für mehr Informationen);
• Eine separate Erfassung der Arbeitszeit („Stundennachweis“) ist nicht erforderlich.

Wie ermittelt sich der Interreg Stundensatz bei teilweiser Tätigkeit für das Projekt mittels Prozentsatz?

Personalkosten sind wie folgt zu berechnen:

• Ein festgelegter Prozentsatz der Bruttogehaltskosten (inkl. Arbeitgeberbeiträgen) entsprechend des festgelegten Prozentsatzes der pro Monat für das Projekt verwendeten Arbeitszeit;
• Ein Dokument, das die prozentualen Zeiten benennt, während denen pro Monat am Projekt gearbeitet wurde (das kann der Arbeitsvertrag sein und/oder jedes andere Dokument, das vom Arbeitgeber ausgestellt wurde, z.B. ein ‚Leitbild‘, siehe grauer Kasten weiter oben für mehr Informationen);
• Eine separate Erfassung der Arbeitszeit (‚Stundennachweis‘) ist nicht erforderlich.

Wie ermittelt sich der Interreg Stundensatz bei teilweiser Tätigkeit für das Projekt mittels Stundenaufzeichnung?

Kosten für die Personalausstattung sind wie folgt zu berechnen:

• Ein flexibler Anteil der Bruttogehaltskosten (inkl. der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung) entsprechend der von Monat zu Monat variierenden Stunden, die am Projekt mitgearbeitet wurden;
• Ein Zeiterfassungssystem („Stundennachweis“) ist erforderlich und muss 100% der Arbeitszeit des Mitarbeiters umfassen (inkl. der Arbeitszeit, die nicht dem Projekt zugeordnet werden kann);
• Ein Stundensatz wird errechnet, indem die monatlichen Bruttogehaltskosten durch die Anzahl der monatlichen Arbeitsstunden laut Arbeitsvertrag geteilt werden. Der Stundensatz wird dann mit der Anzahl Stunden multipliziert, die tatsächlich für Projektarbeit verwendet wurden.

Welche Unterlagen zu den Personalkosten benötigt ein First-Level prüfer bei einem Interreg Projekt?

Für die First Level Prüfung werden folgende Unterlagen / Dokumentation benötigt:

• Ein Dokument, aus dem klar ersichtlich ist, dass der Mitarbeiter 100%/mit einem festen Prozentsatz/mit Stundennachweis seiner Arbeitszeit für das Projekt verwendet hat (Arbeitsvertrag, sonstiges Dokument, bei Zeiterfassung: Zeiterfassungssystem („Stundennachweis“) ist erforderlich und muss 100% der Arbeitszeit des Mitarbeiters umfassen (inkl. der Arbeitszeit, die nicht dem Projekt zugeordnet werden kann);
• Dokument, aus dem die realen Gehaltskosten für den Mitarbeiter hervorgehen (Bruttogehalt und Sozialversicherungsabgaben des Arbeitgebers), z.B. Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente der Buchhaltung, aus denen die Beschäftigungskosten klar ersichtlich sind;
• Nachweis über die Zahlung.