Welche Kosten sind als Personalkosten abrechenbar in einem Horizon 2020 EU Fördermittelprojekt?

Die eligible personnel costs, also die förderfähigen Personalkosten in Horizon 2020-Projekten enthalten alle verpflichtenden Sozialabgaben & weitere nach nationalem Recht oder dem Arbeitsvertrag vorgeschriebenen Bestandteile.

Abrechenbar sind nur tatsächlich für das Projekt geleistete Stunden, die müssen durch ein Zeiterfassungssystem dokumentiert werden.

Was umfasst die basis renumeration – sprich: die Grundvergütung des Angestellten?

Die Grundvergütung als auch die additional renumeration (für non-profit organisations) umfasst:

  • Lohnzahlung
  • Sozialababen (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil)
  • Einkommensteuer
  • sonstige Kosten und Zahlungen bei der Lohnabrechnung (z.B. zusätzliche Gesundheitsversicherungen)

Auf dieser Basis wird der Stundensatz berechnet.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Grundvergütung förderfähig ist?

Eine Abzugsfähigkeit der Kosten ist gegeben, wenn:

  • die Kosten grundsätzlich abzugsfähig sind – Dividenden sind grundsätzlich nicht abzugsfähig, jährlich anfallende Bonuszahlungen auf Basis der Financial Performance sind oftmals abzugsfähig
  • die Personalaufwendungen im Einklang mit den nationalen Gesetzen stehen
  • Bonus, der nicht der normalen Bonusvergütung des Unternehmens angehört und nicht auf objektiven Kriterien basiert

Was ist die Mindestanforderung für eine Dokumentation der Projektstunden bei einem Horizon 2020 Projekt?

Die Zeiterfassung sowie Dokumentation der auf dem Horizon 2020 Projekt arbeitenden Forscher/Angestellten muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Die EU hat für diese Zwecke Vorlagen entwickelt, die idealerweise verwendet werden sollten. Allerdings können Zuwendungsempfänger auch ihr eigenes Tool verwenden, sofern dies die Mindestanforderungen im AGA entspricht.

Es gibt zwei Optionen, wie die Anzahl der Produktivstunden ermittelt werden kann:

  1. Timesheets: Mittels Ermittlung der Einzelstunden pro Monat auf Basis eines timesheets und einer Stundenerfassung
  2. Declaration: Pauschale Ermittlung, sofern Personen volle Monate auf dem Projekt gearbeitet haben

Welche Mindestanforderungen werden an eine Zeiterfassung mittels Timesheets bei einem Horizon 2020 gestellt?

Wie schon dargelegt müssen nicht unbedingt die Vorlagen der EU verwendet werden, sollten aber sofern kein Zeiterfassungssystem im Unternehmen bereits vorliegt.

Das AGA gibt zu ARTICLE 18 — KEEPING RECORDS — SUPPORTING DOCUMENTATION auf Seite 179 folgende Mindestanforderungen:

  1. nachvollziehbare Dokumentation, entweder papier- oder computerbasiert
  2. Timesheets müssen datiert und mindestens einmal pro Monat vom Arbeitnehmer und Supervisor unterzeichnet werden
  3. timessheets sollten mindestens folgende Informationen enthalten:
    – title and number of the action (laut Grant Agreement)
    – beneficiary’s full name (laut Grant Agreement) Name des Arbeitnehmers, Datum und Unterschrift
    – Arbeitsstunden für das Horizon 2020 Projekt, idealerweise gesplittet nach Working Packages
    – Name des supervisors mit Datum und Unterschrift
    – Referenz zur action und den Aufgaben lt. work packages
    – Information in time-sheets müssen ebenso Aufzeichnungen zu Urlaub, Krankheit, sonstiger Abwesenheit und arbeitsbedingten Reisezeiten enthalten

Wie kann die Dokumentation aussehen, wenn kein zuverlässige Zeiterfassung vorhanden ist? Was sind Beispiele für alternative Dokumentationsmöglichkeiten anstelle von timesheets?

Sofern die Erfassung mittels Zeiterfassung auf Basis von timesheets nicht zuverlässig dargelegt werden kann, kann die Kommission ausnahmsweise alternative Nachweise akzeptieren. Dies jedoch nur wenn ein ähnliches Level an Dokumentation erreicht wird.

„If time records are not reliable, the Commission/Agency may exceptionally accept alternative evidence if it proves the number of hours worked on the action with a similar (or at least satisfactory) level of assurance (assessed against generally-accepted audit standards).“

Beispiele für alternative Dokumentation können folgende sein:

  • Reisedokumentation
  • Agenda und Mitschriften aus Sitzungen (Anwesenheitsliste)
  • Arbeitspapiere
  • Log-Bücher
  • Tagebücher
  • Präsentationen
  • Korrespondenz (Emails, Brief)

Welche Voraussetzungen gelten lt. AGA für die Nutzung der Ausschließlichkeits-Bescheinigungen für die Horizon 2020 Action?

Für Personen, die ausschließlich auf der Action gearbeitet haben, kann der Fördermittelempfänger bei folgenden Voraussetzungen eine von Arbeitnehmer und Supervisor unterschriebene Bescheinigung zu den Akten nehmen:

  • Arbeit in der vollen Periode oder
  • ununterbrochene Arbeit während der Perode

Vorlage für die Dokumentation der Produktivstunden in Horizon 2020 Projekte zum kostenlosen download

Excel Vorlage zur monatlichen Zeiterfassung in einem Horizon 2020 Projekt  Horizon 2020 Zeiterfassung - Muster Beispiel timesheet (454 Downloads)

Informationen zu Horizon 2020 und Interreg

👉Horizon 2020: Wie ist der Ablauf einer Horizon 2020 Prüfung durch einen WP?

👉 Horizon 2020: Dokumentation Personalkosten – declaration vs. Stundenabrechnung

👉 Horizon 2020: Wie wird die hourly rate (Stundensatz) bei den Personalkosten für ein CFS ermittelt?

👉 Horizon 2020: Welche Kosten dürfen als Personalkosten (personnel costs) in einem CFS abgerechnet werden?

👉 Horizon 2020: Voraussetzung der Anerkennung als Personalkosten 

👉 Horizon 2020: Kategorien erstattungsfähige Kosten

👉 Horizon 2020: Was sind förderfähige Kosten bei einem Projekt?

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Wer sind Ihre Wirtschaftsprüfer für CFS Prüfungen bei Horizon 2020?

Insbesondere Herr Jonas hat schon einige Horizon 2020 audits für verschiedenste Branchen durchgeführt.

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen. Insbesondere im Bereich small & mid-caps und start-ups liegt ein großer Erfahrungsschatz der Wirtschaftsprüfer.

Sie führen ebenso Financial Due Diligence Untersuchungen Ihres Targets sowie Horizon 2020 audits bundesweit durch.

accura audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – wir freuen uns für Sie tätig zu werden!