Was ist ein Managementletter bei einer Abschlussprüfung?

Der Management Letter ist neben Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk Bestandteil der schriftlichen Berichterstattung des Abschlussprüfers. Diese Berichterstattung betrifft Feststellungen, die im Rahmen des Prüfungsauftrags nicht als wesentlich anzusehen oder nicht unmittelbar Gegenstand des Prüfungsauftrags sind, die sich aber bei sachgerechter Durchführung einer Abschlussprüfung häufig ergeben und deren Kenntnis für das geprüfte Unternehmen von Nutzen ist.

In der US-amerikanischen Prüfungspraxis hatte der Management Letter ursprünglich die Aufgabe, dem Management Empfehlungen für Verbesserungen mitzuteilen, die sowohl organisatorische als auch rechtliche und wirtschaftliche Gestaltungsfragen des Unternehmens betreffen konnten. Inzwischen hat sich diese Aufgabe dahingehend gewandelt, dass hauptsächlich über Schwachstellen im internen Kontrollsystem berichtet wird und entsprechende Verbesserungsvorschläge unterbreitet werden. Im US-amerikanischen Umfeld wird der Management Letter daher auch häufig als internal control letter bezeichnet, der dort im Regelfall nach Abstimmung mit dem Management an das audit committee oder vergleichbare Gremien adressiert ist. Diese Art der Berichterstattung hat mittlerweile Eingang in internationale Prüfungsgrundsätze gefunden.

Gibt es eine vorgeschriebene Form beim Management Letter?

In Ermangelung berufsständischer oder gesetzlicher Vorgaben besteht für den Managementletter grds. eine weitgehende Gestaltungsfreiheit. Einschränkungen können sich allenfalls durch die Berufsgrundsätze und die jeweiligen dem Prüfungsauftrag zugrunde liegenden Auftragsbedingungen ergeben. Wesentlich für die Inhaltsbestimmung des Managementletters ist, dass er nicht zur Erfüllung der gesetzlichen Berichtspflichten des Abschlussprüfers gem. § 321 HGB eingesetzt werden kann. Insoweit ist er vergleichbar mit den Arbeitspapieren und mündlicher Kommunikation (etwa bei Schlussbesprechungen), von denen er sich allerdings durch seine Publizität gegenüber der Unternehmensleitung bzw. die Schriftform unterscheidet.

Wer ist Adressat des Managementletters?

Aufgrund der Aufgaben, die dem Management Letter neben dem Prüfungsbericht zugeordnet werden können, kommt als Adressat der Vorstand bzw. die Geschäftsführung des geprüften Unternehmens in Betracht.

Was ist die Abgrenzung zum Prüfungsbericht?

Der Management Letter kann aber kein (teilweiser) Ersatz für den Prüfungsbericht sein; für die Adressaten notwendige Informationen sind zwingend im Prüfungsbericht darzulegen. Der Management Letter ist auch kein Teilbericht und daher nicht in den Prüfungsbericht aufzunehmen.

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