Was ist eine Saldenbestätigung bei einer Jahresabschlussprüfung?

Im Rahmen der Abschlussprüfung befragt der Abschlussprüfer regelmäßig außerhalb des Unternehmens stehende Dritte zu in der Rechnungslegung enthaltene Aussagen oder über Geschäftsbeziehungen. Dabei gelten die in den Bestätigungen Dritter enthaltenen Angaben als besonders verlässlich, da von Dritten eine von den Interessen der Unternehmensleitung oder der Mitarbeiter unabhängige Berichterstattung erwartet wird.

Der Abschlussprüfer hat abzuwägen, ob Bestätigungen Dritter als aussagebezogene Prüfungshandlungen einzuholen sind (vgl. Tz. A1 f.). Dabei ist zwischen positiven und negativen
Bestätigungsanfragen zu unterscheiden, die einzeln oder kombiniert angewendet werden können (vgl. IDW PS 302 Tz. A3–A5).

Wichtig bei der Durchführung sind die folgenden Informationen aus PS 302 Tz. 39:
„Im Interesse verlässlicher Prüfungsnachweise müssen Auswahl, Versand und Rücklauf der Bestätigungsanfragen unter der Kontrolle des Abschlussprüfers stehen. Dazu hat der Abschlussprüfer sicherzustellen, dass die Bestätigungsanfragen zutreffend adressiert und versandt werden und dass die Antworten direkt an den Abschlussprüfer zurückgesendet werden. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die Bestätigungsanfragen von den dafür vorgesehenen Personen beantwortet wurden.“

Die Einholung von Saldenbestätigungen ist fürhzeit zu planen und mit dem zu prüfenden Unternehmen abzustimmen.

Was ist eine negative Saldenbestätigung und was sind die Voraussetzungen?

Negative Bestätigungsanfragen liefern weniger überzeugende6 Prüfungsnachweise als positive Bestätigungsanfragen. Nur wenn die folgenden Punkte kumulativ erfüllt sind, dürfen
negative Bestätigungsanfragen als alleinige aussagebezogene Prüfungshandlung angewendet werden:

a) Der Abschlussprüfer hat das Fehlerrisiko als gering beurteilt und geeignete Prüfungsnachweise zur Wirksamkeit der relevanten Kontrollen erlangt
b) die Grundgesamtheit der Elemente, die negativen Bestätigungsanfragen unterzogen wird, umfasst eine große Anzahl von kleinen, homogenen Kontensalden oder Geschäftsvorfällen
c) es wird eine sehr geringe Anzahl von Abweichungen erwartet und
d) der Abschlussprüfer geht davon aus, dass die Empfänger die Bestätigungsanfragen nicht unbeachtet lassen

Können Saldenbestätigungen auch in elektronischer Form (E-Mail) eingeholt werden?

Können Saldenbestätigungen grundsätzlich auch elektronisch verschickt werden?

Angesichts der ggf. leichteren Veränderbarkeit von Bestätigungen Dritter in elektronischer Form ist bei deren Einholung besonders wichtig, sorgfältig die Verpflichtung zu beachten, die Kontrolle über das Bestätigungsverfahren zu bewahren. Dies schließt Folgendes ein (IDW PS 302 n.F., Tz. 8, ISA 505.7):
a) Festlegung der einzuholenden Informationen,
b) Auswahl eines geeigneten Dritten,
c) Ausgestaltung der Bestätigungsanfragen; dies umfasst auch die richtige Adressierung und die Aufforderung, die Antwort auf die Bestätigungsanfrage unmittelbar an den Abschlussprüfer zurückzusenden,
d) Versendung der Anfragen sowie eventueller Folgeanfragen.

Was sind die Vorteile?

Insgesamt eine beschleunigte Abwicklung, da die Zeit für den Postversand entfällt.
• Schnellerer Versand von Erinnerungs-E-Mails möglich (z.B. bereits nach 2 Tagen statt nach einer Woche).
• Auf Abwesenheitsnotizen und Unzustellbarkeitsvermerke kann unverzüglich reagiert werden
• Die Beschleunigung des Verfahrens kann es ermöglichen, bislang aus Zeitgründen auf einen vorverlegten Stichtag durchgeführte Bestätigungsverfahren nun auf den Bilanzstichtag zu verlagern und somit aufwendige Roll-Forward-Procedures einzusparen.
• Anfragen an Dritte im weit entfernten Ausland mit bislang zu langen Postläufen werden vereinfacht.
• Höhere Rücklaufquote ist möglich, z.B. in Branchen mit hoher IT-Affinität.

Können Rechtsanwalts- und Bankbestätigung grundsätzlich auch elektronisch verschickt werden?

Die Prüfungsstandards unterscheiden hinsichtlich der Form der Durchführung nicht zwischen den unterschiedlichen Arten von Drittbestätigungen. Demnach können auch Bestätigungen von Rechtsanwälten und Banken in elektronischer Form eingeholt werden.
Die Vorteilhaftigkeit einer Bestätigungsanfrage in elektronischer Form ist jedoch eine Betrachtung des Einzelfalls.
Die Zweckmäßigkeit der Einholung von Rechtsanwalts- oder Bankbestätigungen mittels E-Mail richtet sich grundsätzlich nach dem erwarteten Fehlerrisiko, dem Gegenstand der Anfrage und der Bedeutung des erwarteten Prüfungsnachweises für unsere Prüfung. Bspw. kann bei der Einholung einer Rechtsanwaltsbestätigung über einen Rechtsstreit die Papierform vorzuziehen sein, wenn der Rechtstreit bedeutsam ist und die Rechtsanwaltsbestätigung der einzige oder wichtigste Nachweis für die Prüfung der entsprechenden Rückstellungen bzw. Lageberichtsangabe ist.
Zudem ist auch die zu erwartende Rücklaufquote bei der Auswahl der Methode zu berücksichtigen. Es ist davon auszugehen, dass insbesondere Rechtsanwälte zunächst zögern, Bestätigungen in elektronischer Form zu versenden, da diese Vorgehensweise bei Rechtsanwälten bisher nicht verbreitet ist. Es wird daher empfohlen, Bestätigungen von Rechtsanwälten weiterhin in Papierform einzuholen, es sei denn, der Mandant bzw. der bestätigende Rechtsanwalt wünschen explizit ein elektronisches Verfahren.

Ist es notwendig, dass die Antwort per E-Mail ein eingescanntes und unterschriebenes Dokument mit der Saldenbestätigung enthält?

Die Prüfungsstandards enthalten keine Anforderungen, die eine bestimmte Form der Beantwortung einer Bestätigungsanfrage vorschreiben. Maßgebliches Kriterium vor die Verwertbarkeit einer Bestätigung ist deren Verlässlichkeit. Diese ist grundsätzlich nicht an das formelle Vorliegen einer Unterschrift oder eines eingescannten Dokumentes gebunden.
In der Praxis können die Engagement Teams frei entscheiden, welche Art der Beantwortung für sie am zweckmäßigsten und effizientesten ist. Möglichkeiten der Beantwortung könnten bspw. sein:
• Frei formulierte Antwort per E-Mail,
• E-Mail-Antwort mit ausgefüllter und unterschriebener Bestätigungsanfrage als PDF-Anhang,
• E-Mail-Antwort mit ausgefüllter, aber nicht unterschriebener Bestätigungsanfrage als Word-/Excel-Anhang
• Rückversand einer ausgefüllten und unterschriebenen Bestätigungsanfrage per Post,
• Antwort nur mittels Antwort-Button (Abstimmungsschaltflächen), vorausgesetzt, dass die Identität des Antwortenden klar erkennbar ist. Daher ist die Verwendung von Antwort-Button bei der Anfrage an zentrale bzw. Sammel-E-Mail-Adressen (z.B. info@kunde.com) als problematisch anzusehen.
Bei einfach zu bestätigenden Informationen (wenn z.B. nur ein einzelner Betrag erfragt bzw. bestätigt werden soll) wird die effizienteste Alternative darin bestehen, den Dritten darum zu bitten, diese Auskunft direkt in seiner Antwort-E-Mail zu geben. Bei Abweichungen bietet es sich an, darum zu bitten, entsprechende Unterlagen der Antwort-E-Mail anfügen zu lassen. Gleiches gilt bei offenen Anfragen im Hinblick auf einen zum Saldo abstimmbaren Kontoauszug.
Ob das Prüfungsteam im Einzelfall eine Original-Unterschrift oder die Verwendung eines PDF-Formats für die Anlage als angemessen ansieht und dementsprechend anfordert, ist eine Ermessensfrage, die sich nach der relativen Bedeutung der erbetenen Prüfungsnachweise für unser Prüfungsurteil und der Höhe des entsprechenden Fehlerrisikos richtet.

Brauchen wir zusätzlich zur Antwort per E-Mail eine Antwort in Briefform?

Es ist nicht erforderlich, dass wir von dem Dritten eine Antwort in Papierform erlangen. Eine Rückantwort des Bestätigenden ausschließlich per E-Mail erfüllt die Definition einer Bestätigung Dritter (IDW PS 302 n.F., Tz. 6(a), ISA 505.6(a)).

Müssen wir gesonderte Prüfungshandlungen durchführen, um die Verlässlichkeit der erlangten Bestätigung zu beurteilen?

Auch wenn Prüfungsnachweise aus Quellen außerhalb des zu prüfenden Unternehmens stammen, kann die Verlässlichkeit der Prüfungsnachweise negativ beeinflusst sein. Alle Antworten bergen das Risiko abgefangen oder geändert zu werden. Dieses Risiko besteht unabhängig davon, ob wir eine Antwort in Papierform oder mittels eines elektronischen Mediums erlangt haben. Zu den Anhaltspunkten, die auf Zweifel an der Verlässlichkeit einer Antwort hindeuten können, gehört z.B., dass
• wir die Antwort nicht unmittelbar erhalten haben,
• die Antwort in einer anderen als der angeforderten Form eingeht oder
• die Antwort anscheinend nicht von dem ursprünglich vorgesehenen Dritten stammt. (IDW PS 302 n.F., Tz. A13)
Um Zweifel an der Verlässlichkeit der erlangten Antworten zu den Bestätigungsanfragen zu beseitigen, können wir bspw. unmittelbaren (telefonischen) Kontakt zu der bestätigenden Partei aufnehmen und uns den Inhalt der erhaltenen Antwort mündlich bestätigen lassen

Wann kann auf die Einholung von Saldenbestätigungen verzichtet werden?

Wir haben grundsätzlich abzuwägen, ob wir Bestätigungen Dritter als aussagebezogene Prüfungshandlungen einholen (IDW PS 302 n.F., Tz. 7). Insofern handelt es sich hierbei um eine Ermessensentscheidung. Sachgerecht ist ein Verzicht auf die Einholung von Drittbestätigungen demnach, wenn wir angemessene und ausreichende Prüfungsnachweise effizienter auf andere Art erlangen können.
Im Umkehrschluss bedeutet dieses, dass ein Verzicht auf die Einholung von Drittbestätigungen auch dadurch begründet sein kann, dass wir aufgrund unserer Risikoeinschätzung und Erfahrungswerte erwarten können, durch die Drittbestätigungen keine verlässlichen Prüfungsnachweise erlangen zu können. Dieses wiederum kann daran liegen, dass entweder keine ausreichenden und/oder keine angemessenen Prüfungsnachweise erlangt werden können.
Aufgrund der hohen Anforderungen an die Verlässlichkeit der Prüfungsnachweise, wird es in Einzelfällen (z.B. Rechtsanwaltsbestätigungen, Bankbestätigungen) i.d.R. nicht möglich oder effizient sein, durch anderweitige Prüfungshandlungen Prüfungsaussagen mit zumindest gleicher Sicherheit wie durch die Bestätigungen Dritter zu treffen.

Hinsichtlich der Qualität und Quantität der zu erwartenden Prüfungsnachweise können folgende Umstände darauf hindeuten, dass eine Saldenbestätigungsaktion keine Erfolgsaussichten hat:
• Dritte sind nicht qualifiziert (Privatpersonen, Berufsgruppen/Organisationen ohne ausreichende Kenntnisse in der Rechnungslegung, wie z.B. Ärzte, kleinere Handwerksbetriebe, usw.)
• Dritte verfügen über keine aussagefähigen Buchhaltungssystemen (z.B. kameralistische Buchhaltung z.B. bei Ämtern)
• Dritte antworten grundsätzlich nicht auf Bestätigungsanfragen (Ämter, usw.)
• Dritte sind nicht verlässlich (zweifelhafter Ruf, enge Beziehungen bzw. Abhängigkeitsverhältnis zu Mandant, Sitz bspw. in Entwicklungsland, Unruhegebiet oder Land mit sehr hoher Korruption)
Ob die beispielhaft genannten Umstände den Verzicht auf eine Saldenbestätigungsaktion begründen, ist grundsätzlich für jeden Einzelfall zu beurteilen. Maßgeblich hierfür sind unsere Kenntnisse und Erfahrungen aus der Prüfungsdurchführung mit dem wirtschaftlichen Umfeld des Mandanten.

Für die Durchführung von unseren Abschlussprüfungen verwenden wir folgende Saldenbestätigungen, die kostenlos in einer word Version zum download bereit stehen.

💡 Forderungen Lieferungen und Leistungen  Saldenbestätigung-Debitoren.docx (3278 Downloads)

💡 Verbindlichkeiten Lieferungen und Leistungen  Saldenbestätigung-Kreditoren.docx (2258 Downloads)

💡 Bankbestätigung  Muster-Bankbestätigung.doc (2030 Downloads)

💡 Rechtsanwalt  Muster-Rechtsanwaltsbestätigung.docx (1046 Downloads)

💡 Steuerberater  Muster-Steuerberaterbestaetigung.doc (852 Downloads)

Wer sind Ihre Wirtschaftsprüfer für Abschlussprüfungen bei accura audit?

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen. Insbesondere im Bereich small & mid-caps sowie start-ups liegt ein großer Erfahrungsschatz der Wirtschaftsprüfer.

Sie führen ebenso Financial Due Diligence Untersuchungen Ihres Targets sowie Horizon 2020 audits bundesweit durch.

accura audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – wir freuen uns für Sie tätig zu werden!