Was ist die Definition von einer Saldenbestätigung? Wieso wird eine Saldenbestätigung durchgeführt?

Saldenbestätigungen sind ein Instrument zur Prüfung des Bestehens, der Höhe und der zeitlichen Abgrenzung von Forderungen und Verbindlichkeiten im Rahmen der Jahresabschlussprüfung.

Sie sind für Prüfungszwecke heranzuziehen, sofern die Forderungen und Verbindlichkeiten wesentlich sind oder signifikante Risiken (meist Rückstellungen) beherbergen. Eine stichprobenartige Einholung sollte auf Basis einer computergestützten, zufälligen Stichprobe, die auf Basis der Wesentlichkeitsgrenzen ausgewählt wird, erfolgen.

Wann kommen insbesondere Saldenbestätigungen als Bestätigungen Dritter in Betracht?

Sofern das Unternehmen sich weigert Saldenbestätigungen anzustossen, liegt ggf. ein Prüfungshemmnis vor.

Als Gegenstand von Bestätigungen Dritter kommen insbesondere Informationen in Betracht, deren Verwaltung
ausschließlich oder auch im Verantwortungsbereich des Dritten stehen. Typische Beispiele sind:
• Saldenbestätigungen
• Bankbestätigungen
• Bestätigungen für von Dritten verwahrtes Vermögen
• Sonstige Bestätigungen, wie bspw. über das Verständnis eines Vertragspartners über eine bestimmte Klausel einer Vereinbarung
• Bestätigungen zu Geschäften mit derivativen Finanzinstrumenten (Over the Counter (OTC) Derivate) von Kontrahenten, die nicht dem Bankensektor angehören
• Rechtsanwalts- und Steuerberaterbestätigungen

Besteht eine Pflicht zur Einholung von Saldenbestätigungen?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur Einholung von Bestätigungen Dritter. Wir müssen nach unserem pflichtgemäßen Ermessen beurteilen, ob wir Bestätigungen Dritter einholen möchten oder nicht. Hierbei haben wir insbesondere unsere Beurteilung der Fehlerrisiken zu berücksichtigen und ob wir ausreichende und angemessene Prüfungsnachweise auch bei Nichteinholung von Bestätigungen Dritter erlangen können (IDW PS 302 n.F., Tz. A1).

Zu den Ausnahmen von der Ermessenentscheidung, ob Bestätigungen Dritter eingeholt werden vgl. insbesondere die Erläuterungen in Abschnitt „Besonderheiten bei der Einholung von Bankbestätigungen“ (Tz. 35 ff.) und in Abschnitt „Besonderheiten bei der Einholung von Rechtsanwaltsbestätigungen“ (Tz. 51 f.).

Neben der Verlässlichkeit der zu erlangenden Prüfungsnachweise wird die Entscheidung über die Einholung von Bestätigungen Dritter regelmäßig auch durch die Frage der Wirtschaftlichkeit beeinflusst. In manchen Fällen ist die Einholung von Drittbestätigungen die effizienteste Möglichkeit zur Erlangung von angemessenen
Prüfungsnachweisen.

Kann die Saldenbestätigung auch vom Mandanten verschickt werden oder muss der Wirtschaftsprüfer die Kontrolle bewahren?

Zweck der Bewahrung der Kontrolle über das Bestätigungsverfahren ist es insbesondere, die Einflussnahme des Mandanten auf Art und Umfang der einzuholenden Informationen auszuschließen und denkbare Manipulationen der Angaben oder Einflussnahmen auf die Dritten zu verhindern. Letztlich dient die Kontrolle dazu, die Verlässlichkeit der angefragten Angaben und somit der erlangten Prüfungsnachweise sicherzustellen.

Die Prüfungsstandards betonen daher ausdrücklich, dass wir die Kontrolle über das Bestätigungsverfahren bewahren müssen. Dieses schließt ein:
• Festlegung der einzuholenden Informationen,
• Auswahl der geeigneten Dritten,
• Ausgestaltung der Bestätigungsanfragen; einschließlich der stichprobenartigen Prüfung der Adressierung und
der Aufforderung zur Beantwortung unmittelbar an uns,
• Versendung der Anfragen sowie eventueller Folgeanfragen (IDW PS 302 n.F., Tz. 8).

Die Kontrolle ist über sämtliche Phasen des Verfahrens sicherzustellen, von der Auswahl der einzuholenden Angaben über den Versand der Bestätigungsanfragen bis hin zur abschließenden Beurteilung der Bestätigungen.

Die Festlegung der einzuholenden Informationen richtet sich ausschließlich nach unserer Einschätzung des Fehlerrisikos. Gegenstand von Bestätigungsanfragen sollten daher grundsätzlich nur solche Angaben sein, die für die Prüfung erkannter Significant Risks, Significant Accounts bzw. Relevant Assertions von Bedeutung sind.

Die Auswahl eines geeigneten Dritten bestimmt maßgeblich die Verlässlichkeit der gewünschten Prüfungsnachweise. Kriterien für die Eignung eines Dritten sind insbesondere seine Zuverlässigkeit, Kompetenz, Objektivität und Sachkenntnis sowie seine Hierarchie im Unternehmen (IDW PS 302 n.F., Tz. A7).
Die Beurteilung der Eignung eines Dritten wird aber auch von der Art der angefragten Angaben bestimmt. So wird es bei wenig komplexen Angaben wie beispielsweise in Saldenbestätigungen in der Regel ausreichend sein, die Anfrage an einen Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung zu richten, ohne dass wir hierdurch besondere Anforderungen an den Beantworter der Anfrage stellen. Soll eine Anfrage hingegen eine komplexe Angabe bspw. zu der Auslegung einer Liefervertragsklausel betreffen, kann es sich empfehlen, die Anfrage unmittelbar an die Geschäftsführung oder die Rechts- oder Einkaufsabteilung zu richten. Zudem legen die Überlegungen zur Eignung des Dritten bereits die Grundlage für die abschließende Beurteilung der Verlässlichkeit der erlangten Prüfungsnachweise.

Welche Arten von Saldenbestätigungen bei einer Abschlussprüfung gibt es?

Es gibt zwei verschiedene Methoden für die Einholung von Saldenbestätigungen:

• positive Methode
  – Bitte um Bestätigung oder Ablehnung des Saldos
  – Bitte um Mitteilung des Saldos
• negative Methode
  – Rückmeldung nur bei einer Nichtübereinstimmung

Die positive Methode erfordert in jedem Fall eine Beantwortung durch den Adressaten, so dass die Prüfungsnachweise erheblich wertiger sind als die der negativen Methode.

Was sind die Gründe für Abweichungen bei einer Saldenbestätigung während einer Jahresabschlussprüfung?

Ursachen für abweichende Salden und daraus ggf. resultierender fehlerhafter Angaben können sowohl beim Mandanten als auch beim Bestätigenden liegen. Differenzen können auch aus einer Kombination von Ursachen resultieren, so dass weder der Mandant noch der Bestätigende den zum Stichtag richtigen Saldo ausweisen. Häufige Ursachen für abweichende Saldenbestätigungen sind:

• Zeitliche Buchungsunterschiede, d.h. der Mandant hat in der Berichtsperiode gebucht und der Bestätigende in der Folgeperiode, oder umgekehrt. Ursächlich können hier bspw. ein abweichender Buchungsschluss oder die einseitig fehlende Berücksichtigung eines von der Lieferung abweichenden Gefahrenübergangs aufgrund der Incoterms sein.
• Ausweis unter anderen Positionen, d.h. beim Mandanten können bspw. Rechnungen unter den sonstigen Rückstellungen für ausstehende Rechnungen gebucht sein, die der Bestätigende schon auf seinem entsprechenden Debitor gebucht hat, oder umgekehrt.
• Nicht mehr existente Forderungen/Verbindlichkeiten, d.h. der Mandant weist Forderungen/Verbindlichkeiten aus, die bereits bezahlt wurden, oder umgekehrt.
• Nicht existente Forderungen/Verbindlichkeiten, d.h. der Mandant weist Forderungen/Verbindlichkeiten aus, die nie entstanden sind, weil bspw. eine Rücklieferung erfolgt ist oder fehlerhaft auf einem falschen Debitor/Kreditor gebucht wurde.
• Abweichende Beträge, d.h. Rechnungen wurden etwa aufgrund von Tippfehlern falsch oder aufgrund von unterschiedlichen Fremdwährungsumrechnungen abweichend gebucht.
• Abweichende Debitor/Kreditor, d.h. Rechnungen wurden auf einem anderen Debitor bzw. Kreditor gebucht.
• Sonstige Gründe, z.B. der Bestätigende antwortet auf einen falschen Stichtag; der Bestätigende betreut mehrere rechtliche Einheiten und antwortet versehentlich aus Sicht einer anderen Gesellschaft; unterschiedliche Erfassung bzw. Buchung von Skonti, Boni, Gutschriften oder Sicherheitseinbehalten bei Bauleistungen.

Woher bekomme ich ein Muster für Saldenbestätigungen bei einer Abschlussprüfung?

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Wer sind bei accura audit GmbH für die Durchführung einer Jahresabschlussprüfung Ihre Ansprechpartner?

Herr Jonas aus Trier als auch Frau Jung aus Berlin-Mitte sind Ihre Ansprechpartner für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen. Insbesondere im Bereich small & mid-caps liegt ein großer Erfahrungsschatz der beiden Wirtschaftsprüfer.

Sie führen Jahresabschlussprüfungen insbesondere im Raum Berlin, Frankfurt, Düsseldorf, Köln, München und Stuttgart durch – auf Wunsch natürlich auch bundesweit.