Warum wird bei einer Horizon 2020 Prüfung ein Fokus auf personnel costs bzw. Personalkosten gelegt?

Das Thema Personalkosten stellt viele Unternehmen, die eine Förderung im Rahmen eines EU-Rahmenprogramms für Forschung
und Innovation Horizon 2020 enthalten vor erhebliche Herausforderungen.

Die Europäische Kommission hat hier in den vergangenen Jahren aus Fraud Gesichtspunkten die Vorgaben für die Berechnung der Personalkosten verschärft, um Korruption entgegenzuwirken. Insbesondere auch aufgrund der Erfahrungen von vielen Horizon 2020 Projekten wurden mehr und mehr Regelungen getroffen, um die diversen Formen von Anstellungsverhältnissen, Gehaltsschemata, Steuer- und Versicherungssystemen, etc. in den EU-Mitgliedstaaten, den in Horizon 2020 assoziierten Staaten sowie darüber hinaus in den zahlreichen teilnahmeberechtigten Drittstaaten „unter einen Hut“ zu bringen.

Die Konsequenz: das Regelwerk ist komplex, oftmals auch für die Forschungseinrichtungen ungewohnt und wirft in der Praxis vielfach zahlreiche Fragen zur Umsetzung auf.

Um den vielen Fallstricken entgegenzuwirken, haben die Wirtschaftsprüfer von accura audit diesen Artikel als kleine Orientungshilfe verfasst, um Ihnen das Leben und vor allem die Dokumentation bei Horizon 2020 zu erleichtern.

Welche Kosten dürfen als Personalkosten bei einem Horizon 2020 Projekt abgerechnet werden?

Welcher Personenkreis zählt bei Horizon 2020 als Arbeitnehmer und darf einbezogen werden?

Folgende Personen, die auf dem Projekt arbeiten können im Certificate of financial statement unter Personalkosten (personnel costs) erfasst werden dürfen:

  • Arbeitnehmer: Personal, das mit einem Arbeitsvertrag bei dem Arbeitgeber (beneficiary) angestellt ist
  • Freiberufler: Personen, die mit dem beneficiary einen Vertrag (kein Arbeitsvertrag) haben („natural persons working under a direct contract“)
  • Leiharbeiter: Von einem externen Unternehmen abgestellte Personen („costs of personnel seconded by a third party against payment„)
  • Anteilseigner: Anteilseigner bei einer juristischen Person ohne Vergütung im Rahmen der Lohnabrechnung („Costs of owners of beneficiaries that are small and medium-sized enterprises (‘SME owners’)„)
  • Unternehmer: natürliche Personen, die ein Einzelunternehmen bzw. Personengesellschaft besitzen („Costs of ‘beneficiaries that are natural persons’„)

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Freiberufler als Personalkosten bei Horizon 2020 abgerechnet werden?

Unter der Kategorie „costs for natural persons working under a direct contract” können Zuwendungsempfänger die ihnen entstandenen, projektbezogenen Personalkosten für Personen abrechnen, mit denen ein Vertrag besteht, der aber rechtlich nicht mit einem regulären Arbeitsvertrag gleichzusetzen ist. Als typischen Fall nennt das AMGA sog. „in-house consultants“, d.h. selbstständige, natürliche Personen. (Siehe S. 73)

Voraussetzungen

  • grundsätzlich eligible (Artikel 6.1(a) and (b))
  • direkter Vertrag mit der natürlichen Person
  • Person muss unter ähnlichen Konditionen wie die eines Arbeitnehmers arbeiten:
    • der Fördermittelempfänger muss ähnlich wie bei Arbeitnehmern die Arbeit der Person organisieren und überwachen (Aufgabenbereiche und Zeitfenster müssen vom beneficiary vorgegeben werden)
    • verlässliche Zeitaufzeichnungen müssen vorliegen
    • die Person muss ähnlich einem Arbeitnehmer physisch anwesend sein
  • der beneficiary darf die Arbeitsergebnisse verwerten
  • die Kosten müssen ähnlich denen eines Arbeitnehmers sein

Was fällt nicht hierunter?
Von einer Zeitarbeitsfirma an das Unternehmen überlassene Personen dürfen grundsätzlich nicht unter personnel costs gezeigt werden, sondern unter „purchase of services“. Sofern diese best value for money bringen können diese bspw. unter „other goods and services“ oder „subcontracting“ subsumiert werden (Artikel 10 und 13)
Der Vertrag muss mit einer natürlichen Person geschlossen sein, auch wenn die juristische Person bzw. eine Ein-Mann GmbH ist. (Seite 73 AMGA)

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Leiharbeiter als Personalkosten bei Horizon 2020 abgerechnet werden?

Bei folgenden Voraussetzungen dürfen Leiharbeiter („seconded by a third party„) als personnel costs abgerechnet werden:

  • die Kosten sind grundsätzlich eligible Förderfähigkeit
  • Temporäre Leihe an den beneficiary
  • die Kosten müssen den beneficiary belasten
  • die Kosten müssen im Grant Agreement unter Annex 1 genannt sein (Ausnahmen im Einzelfall möglich)

Als Beispiel wird im AGA zu Artikel 11 die Leistungen eines Krankenhauses für eine Universität genannt.

Informationen zu Horizon 2020 und Interreg

👉Horizon 2020: Wie ist der Ablauf einer Horizon 2020 Prüfung durch einen WP?

👉 Horizon 2020: Dokumentation Personalkosten – declaration vs. Stundenabrechnung

👉 Horizon 2020: Wie wird die hourly rate (Stundensatz) bei den Personalkosten für ein CFS ermittelt?

👉 Horizon 2020: Welche Kosten dürfen als Personalkosten (personnel costs) in einem CFS abgerechnet werden?

👉 Horizon 2020: Voraussetzung der Anerkennung als Personalkosten 

👉 Horizon 2020: Kategorien erstattungsfähige Kosten

👉 Horizon 2020: Was sind förderfähige Kosten bei einem Projekt?

👉 Horizon 2020: Kann ein deutscher Wirtschaftsprüfer in anderen Ländern prüfen?

👉 Horizon 2020: Was sind agreed-upon procedures bei einer Fördermittelprüfung?

👉 Horizon 2020: Was ist ein first-level-controller (FLC) bei einer Mittelverwendungsprüfung für die EU?

Wer sind Ihre Wirtschaftsprüfer für Abschlussprüfungen bei accura audit?

Herr Jonas aus Trier, Frau Jung aus Berlin-Mitte sowie Herr Maier aus München sind Ihre Wirtschaftsprüfer und Steuerberater für die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen und Jahresabschlusserstellungen. Insbesondere im Bereich small & mid-caps und start-ups liegt ein großer Erfahrungsschatz der Wirtschaftsprüfer.

Sie führen ebenso Financial Due Diligence Untersuchungen Ihres Targets sowie Horizon 2020 audits bundesweit durch.

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