Was sind eligble costs, also förderfähige Kosten, bei einem Horizon 2020 Projekt?

Wie können bei einem Horizon 2020 Fördermittelprojekt Kosten unterteilt werden?

Bei einem Horizon 2020 Projekt können entstehende Kosten grundsätzlich in zwei Töpfe gesplittet werden:

  • förderfähige Kosten (eligible costs) und
  • nicht-förderfähige Kosten (ineligible costs)

Förderfähige Kosten werden, soweit sie die Förderung nicht übersteigen in einem gewissen Prozentsatz erstattet, nicht förderfähige Kosten muss der Antragsteller selbst tragen.

Aus diesem Grunde ist es wichtig sich klar zu machen welche Kosten förderfähig sind und wie diese entsprechend dokumentiert werden müssen in einem Certificate of financial statement.

Welche Kosten sind eligible bzw. förderfähig im Rahmen eines Horizon 2020 CFS?

Die Förderfähigkeit von Kosten ist in dem sogenannten Grant Agreement, also der sogenannten Finanzhilfvereinbarung definiert.

Artikel 6.1 des Grant Agreements sagt hierzu, dass förderfähige Kosten folgende Eigenschaften haben müssen:

  • Kosten müssen tatsächlich angefallen sein
  • sie müssen den Teilnehmer wirtschaftlich belastet haben
  • die Kosten wirtschaftlich während der Projektlaufzeit angefallen sein („angefallen sein“) (Ausnahme: Prüfbescheinigung und audit)
  • die Kosten müssen im Kostenvoranschlag ausgewiesen sein
  • die Kosten müssen zwingend für das Projekt erforderlich gewesen sein
  • die Kosten müssen in der Buchführung identifizierbar, kontrollierbar und entsprechend den intern geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen und Kostenrechnungsverfahren verbucht sein
  • die Kosten müssen den Artikel  lokalen Anforderungen der Steuer- und Sozialgesetze entsprechen
  • die Kosten müssen angemessen, gerechtfertigt dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere Sparsamkeit und Effizienz entsprechen
  • Negativabgrenzung: ausgenommen von der Förderfähigkeit sind abzugsfähige Mehrwertsteuern

Welche Kosten sind ineligible bzw. nicht-förderfähig im Rahmen eines Horizon 2020 CFS?

Artikel 6.5 des Grant Agreements sagt hierzu folgendes:

Kosten sind nicht erstattungsfähig, wenn sie folgende Eigenschaften aufweisen:

  • die Kosten stehen in Zusammenhang mit einer Drohverlustrückstellung 
  • die Kosten stellen Wechselkursverluste dar
  • die Kosten sind keine Kapitalrendite
  • die Kosten betreffen keine bereits in anderen EU Projekten erstattete Kosten
  • die Kosten betreffen keine Zinsaufwendungen für Schulden
  • die Kosten entsprechen nicht dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Ist die Umsatzsteuer in jedem Fall nicht förderfähig / ineligible? Was ist mit ausländischer Umsatzsteuer, die bspw. bei Reisekosten nicht erstattet wird?

Abzugsfähige Mehrwertsteuer ist nicht eligible bzw. erstattungsfähig bei einem EU Projekt.

Auch wenn eine Erstattung von VAT im Ausland (bspw. bei Reisekosten) einen unverhältnismässig hohen und somit unwirtschaftlichen Aufwand nach sich ziehen würde, sind die verauslagten Mehrwertsteuern (auch auf Rückfrage unsererseits bei dem DLR) nicht erstattungsfähig.

Das AGA sagt hierzu folgendes:
„Deductible VAT’ means VAT that is recoverable under the national ‘VAT system’ (i.e. the system of collection and deduction under the national VAT legislation). Such VAT is not a genuine and definitive cost and, according to accounting standards, should not be recorded as such. Therefore, it is not actually incurred by the beneficiary.
The cost and revenue accounts should exclude deductible VAT; such VAT should be recorded in separate payable or receivable accounts, without effect on revenue or cost line items.“

Wie werden Kosten gehandhabt, die in der Förderperiode wirtschaftlich angefallen sind, bei denen aber eine Rechnung erst nach Ende der Förderperiode eingeht?

Hierzu gibt das AGA zu Artikel 6 des Grant Agreements folgende Information:

„incurred during the action duration (i.e. the generating event that triggers the costs must take place during the action duration)“

Das triggering Event muss während der action duration (Artikel 3) stattgefunden haben, d.h. der leistende Unternehmer muss die Leistung während der Periode durchgeführt oder geliefert haben.

Hierzu das AGA:
If costs are invoiced or paid later than the end date, they are eligible only if the debt existed already during the action duration (supported by documentary evidence) and the final cost was known at the moment of the financial report.

Costs of services or equipment supplied to a beneficiary (or to its linked third party) may be invoiced and paid after the end date of the action if the services or equipment were used by the beneficiary (or to its linked third party) during the action duration. By contrast, costs of services or equipment supplied after the end of the action (or after GA termination) are not eligible.“

Die Kosten müssen also:

  • während des Förderzeitraums existieren (unserer Meinung nach ist hier eine Einbuchung in der Buchführung gemeint) sowie
  • konkretisierbar

sein.

Informationen zu Horizon 2020 und Interreg

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