Was ist ein Datenraum bei einer Due Diligence und welche Arten gibt es?

Der Verkäufer bei einer Due Diligence ist nur in begrenztem Umfang daran interessiert, Informationen über sein Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Um diesem Geheimnisschutz Rechnung zu tragen, sollten nur ausgewählte Informationen einem begrenzten Interessentenkreis zur Verfügung gestellt werden.

Um unter anderem eine unkontrollierte Verbreitung der vertraulichen Informationen und Dokumente zu verhindern, gibt es bei einer Due Diligence Datenräume (virtual data room), zu denen der Zugang nur einem streng limitierten Personenkreis freigeschaltet ist.

Unterschieden wird zwischen physischen und virtuellen Datenräume, wobei im Zuge der Digitalisierung die virtuellen die physischen Datenräume in den meisten Fällen abgelöst haben.

Welchen Restriktionen unterliegen die veröffentlichten Informationen?

Insbesondere für den Verkäufer ist es wichtig, dass die eingestellten Informationen, sei es in einem physischen als auch in einem virtuellen Datenraum vertraulich behandelt und nicht entfernt werden. Sofern die Unterlagen nur eingesehen und nicht kopiert werden dürfen ist sicherzustellen, dass die Dokumente dementsprechend behandelt werden.

Bei einem physischen Datenraum sollte dies durch Öffnungszeiten geregelt werden. Sollten die Informationen bestimmten Restriktionen unterliegen, d.h. nur einsehbar sein, ist es sinnvoll, dass eine Person die Analysearbeiten überwacht und koordiniert.

Kopierwünsche sind in eine Liste einzutragen, um die Anfragen zu protokollieren im Sinne einer Beweissicherung.

Soweit der Käufer zusätzliche Informationen als die bis dato zur Verfügung gestellten, benötigt, sollte er diese in schriftlicher Form mittels einer Checkliste beantragen.

Im Falle eines elektronischen Datenraums ist der Verkäufer oder ein Berater des Verkäufers Administrator um den Zugang zum Raum zu überwachen und einen Überblick über die Dokumente und die Art der Freigaben zu haben. Die Zugriffsrechte werden elektronisch vergeben und sind nur mit einem individualisierten Zugang möglich.
Wie bei einem physischen Datenraum auch sollte der Nutzer zunächst über die Regeln aufgeklärt werden. Die Zugriffe auf den Datenraum selbst sollten in einem elektronischen Logbuch protokolliert werden.

Der Vorteil in einem virtuellen Datenraum ist, dass sehr individuell der Zugriff und die Rechte bei der Dokumenteneinsicht einstellbar sind, so dass nur einsehbare Dokumente bspw. bei Ausdruck elektronisch blockiert werden können.

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