Was ist eine Softwarebescheinigung einer Buchhaltungssoftware und was ist der Zweck einer solchen?

Die Softwarebescheinigung bestätigt dem Softwarehersteller oder -anwender vor Implementierung im jeweiligen Unternehmensumfeld, dass die Software bei sachgerechter Anwendung eine Rechnungslegung ermöglicht, die den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung bei der Jahresabschlusserstellung entspricht.
Die Softwarebescheinigung wird vom Wirtschaftsprüfer als Ergebnis der Softwareprüfung erteilt, sofern sich im Rahmen dieser Verfahrensprüfung keine Beanstandungen ergeben.

Im Rahmen der Softwareprüfung werden die notwendigen Verarbeitungsfunktionen festgestellt, die Richtigkeit der Programmabläufe und der programmierten Regeln zu den Verarbeitungsfunktionen geprüft – zudem werden die Softwaresicherheit und Dokumentation beurteilt.

Der Abschlussprüfer kann die Softwarebescheinigung als Arbeitsergebnis eines sachverständigen Dritten berücksichtigen, sofern ein aussagefähiger Bericht über die Softwareprüfung vorliegt und diese durch den Abschlussprüfer kritisch gewürdigt wird.

Was sind die notwendigen Verarbeitungsfunktionen im Rahmen einer Softwarebescheinigung?

IV. Prüfung der notwendigen Verarbeitungsregeln
Eine Software für das Rechnungswesen muss insbesondere eine vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete sowie für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener
Zeit nachvollziehbare Buchführung ergeben. Hierzu müssen die allgemeinen Grundsätze gemäß §§ 238 und 239 HGB, die funktionalen Grundlagen eines Buchführungsverfahrens
(Beleg-, Journal- und Kontenfunktion) und die Anforderungen zur Dokumentation und Archivierung vom Softwarehersteller in der Software erfüllt sein.

1. Belegfunktion
Im Zusammenhang mit der Ausführung von Buchungen muss die Software für den Beleg die Angabe des Buchungsbetrages, der Kontierung, des Buchungstextes, der Belegnummer
sowie der Buchungsperiode sicherstellen.
Die Software syska SQL REWE 2014 stellt sicher, dass für jeden Geschäftsvorfall alle buchungsrelevanten Daten erfasst sind und die Wiederauffindung möglich ist. .

2. Journalfunktion
Die Software hat sicherzustellen, dass ein Ausdruck in der Reihenfolge der Zeitpunkte der Buchungsdaten möglich ist. Hierzu ist auch nachzuweisen, dass die Software den Ausdruck
der Buchungsdaten unterstützt. Durch die Funktion Buchungsjournal lassen sich alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge anzeigen.

3. Kontenfunktion
Die Software hat zu gewährleisten, dass Buchungsaufzeichnungen die Kontenbezeichnung, einen Nachweis der lückenlosen Blattfolge, die Kennzeichnung der Buchungen, der Einzelbeträge, der Summen und Salden nach Soll und Haben, das Buchungsdatum, das Gegenkonto, einen Belegverweis sowie den Buchungstext enthalten.

Wie sehen Softwarebescheinigungen für Kanzlei Rechnungswesen pro der DATEV eG zum Beispiel (zum download in pdf) aus?

Mitteilung zum Prüfungsbericht für das DATEV Produkt „Kanzlei-Rechnungswesen pro“ der DATEV eG

Version 5.2 5.3: kostenloser download des Vermerks vom 6. März 2017
Version 5.0 5.1: kostenloser download des Vermerks vom 15. Februar 2016

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