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Welche Kosten sind bei einem Horizon 2020 EU-Fördermittelprojekt grundsätzlich förderfähig?
Grundsätzlich förderfähig sind Kosten, die von der Höhe her angemessen sind und im Rahmen des Projekts tatsächlich angefallen sind.
In welche Kategorien (budget categories) lassen sich solche förderfähigen Kosten einteilen und was sind die Besonderheiten jeder Kategorie?
Sofern die Kosten grundsätzlich förderfähig sind, müssen diese in einem zweiten Schritt in den folgenden Kategorien zugewiesen werden können:
- direkte Personalkosten – direct personnel costs;
- Kosten für Subunternehmer – direct costs of subcontracting
- Andere direkte Kosten – other direct costs
- indirekte Kosten – indirect costs
Was sind die Voraussetzungen für die Förderfähigkeit von Personalkosten (personnel costs) bei Horizon 2020?
Personalkosten sind förderfähig, wenn die Kosten grundsätzlich eligible sind und die folgende weitere Voraussetzungen gegeben sind:
- Anstellungsvertrag: Person muss angestellt mit einem Anstellungsvertrag Arbeitnehmer des Unternehmens sein
- Begrenzung: die direkten Kosten dürfen sich maximal aus Gehalt, Sozialversicherung, Steuern und sonstigen Vergütungsbestandteilen zusammensetszen
- Gesetzgebung: die Personalkosten müssen konform mit den nationalen Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen berechnet werden
Personalkosten von Personen, die auf freivertraglicher Basis ihre Leistungen erbringen sind ebenso förderfähig, wenn:
- die Person unter ähnlichen Konditionen wie ein Angestellter arbeitet (Kriterien sind Organisation der Arbeit, Aufgaben und Vorgaben)
- die Ergebnisses der Arbeit dürfen nur von dem Fördermittelempfänger verwertet werden
- die Kosten unterscheiden sich nicht signifikant von denen eines Angestellten
Weiterhin sind Kosten für den Inhaber von kleinen und mittelständischen Unternehmen (SME) ebenso erstattungsfähig, auch wenn dieser keine Vergütung von Seiten des Unternehmens erhält. Allerdings müssen diese im estimated budget in Annex 2 des Grant Agreements explizit genannt werden.
Was sind die Voraussetzungen für eine Erstattungsfähigkeit von Kosten für Subunternehmer bei Horizon 2020?
Grundsätzlich ist ein Projekt so angelegt, dass die Kernaufgaben von den Fördermittelempfängern mit eigenen Arbeitnehmern durchgeführt. Allerdings kann es durchaus bei einem Forschungsprojekt der Fall sein, dass kleinere Teile auf externe Spezialisten ausgelagert werden können.
Wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind, sind Kosten von Subunternehmern erstattungsfähig:
- limitierter Bereich des Projekts (keine Kernaufgaben)
- Kosten müssen in Arbeitsplan (Annex I zur Finanzhilfevereinbarung) aufgeführt, beschrieben, budgetiert und begründet werden (Artikel 6.2.B Finanzhilfevereinbarung)
- Beachtung des Vergaberechts (transparentes, faires und unparteiisches Verfahren) bei der Beauftragung
- keine Unterauftragsvergaben zwischen Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfängern desselben Projekts
Geringfügige Aufgaben (Artikel 10 Finanzhilfevereinbarung) sind erstattungsfähig, auch wenn sie nicht in Annex I aufgeführt sind. Beispiele für solche geringfügigen Dienstleistungen sind Übersetzungen, Flyerdruck usw.
Was sind die Voraussetzungen für eine Erstattungsfähigkeit von sonstigen direkten Kosten (other direct costs) bei Horizon 2020?
Zu den sonstigen direkten Kosten bei einem EU Fördermittelprojekt gehören insbesondere:
- Reisekosten (travel costs)
- Abschreibungen für Material und Geräte (equipment)
- Kosten für andere Güter und Dienstleistungen (other goods and services)
Was fällt unter Reisekosten bei einem Horizon 2020 EU Fördermittelprojekt?
Reisen und Tagesgelder sind grundsätzlich erstattungsfähig, wenn diese im Rahmen des Projekts angefallen sind (Artikel 6.2.D.1 der Finanzhilfevereinbarung). Die Höhe der Reisekosten bemisst sich dabei nach den intern üblichen Verfahren und Sätzen des Unternehmens.
Dabei ist wichtig, dass Reisekosten über die jeweiligen Projektkonten gebucht und in der Finanzbuchführung nachgewiesen werden können. Außerdem werden nur Reisekosten erstattet, die während der Projektlaufzeit wirtschaftlich angefallen sind.
Welche Abschreibungen für Material und Geräte (equipment) können in einem Horizon 2020 Projekt erstattet werden?
Voraussetzungen für den Ansatz von Abschreibungen ist, dass die aktivierten Geräte für die Projektdurchführung erforderlich sind. Dabei sind Abschreibungen förderfähig, wenn diese nach den Buchführungsregeln der geförderten Einrichtung ermittelt werden. (Artikel 6.2.D.2 Finanzhilfevereinbarung)
Sofern das Equipment nicht ausschließlich für das Projekt eingesetzt wird, ist die Abschreibung entsprechend aufzuteilen.
Welche Kosten für andere Güter und Dienstleistungen (other goods and services) sind erstattungsfähig?
Grundsätzlich sind Kosten für Verbrauchsmaterialien förderfähig, die eine Notwendigkeit für eine erfolgreiche Projektdurchführung aufweisen und wirtschaftlich während der Projektlaufzeit erworben wurden (Artikel 6.2.D.3 Finanzhilfevereinbarung)
Der Projektbezug muss nachvollziehbar dokumentiert werden, idealerweise durch Kennzeichnung auf dem Kaufbeleg.
Wie werden die indirekten Kosten (overhead) bei einem Horizon 2020 Projekt ermittelt? Gibt es hier Pauschalen?
Indirekte Kosten, Gemeinkosten bzw. overhead costs sind anteilige Aufwendungen, die nicht direkt einem Projekt zugeordnet werden können (also eine Negativabgrenzung) Diese stehen aber lt. Artikel 6.2.E der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) in unmittelbarem Zusammenhang mit den direkten erstattungsfähigen Projektkosten entstehen.
Grundsätzlich werden diese in Höhe von 25 % der direkten Kosten bezuschusst.
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